Spazio Comune - la partecipAzione Attiva in una comunità smart

CertificatoFinanziato

Processo

Stato di avanzamento

Concluso

Natura Processo

Processo certificato e finanziato

Data inizio

15/01/2020

Data fine

21/12/2020

Durata (mesi)

11

Richiesta e concessione della proroga

Gestione di Processo

Titolari della decisione

Comune di Zola Predosa

Soggetto beneficiario dei contributi

Comune di Zola Predosa

Soggetti esterni

ANT / Ass.ne Emiliani / Associazioni sportive Zola Predosa / Avis / Centro Sociale Alpi / Centro sociale i Gessi / Centro Sociale Molinari / Centro sociale Pertini / Famiglie Accoglienti (associazione) / Isola di Creta (associazione) / POLIASSOCIATI / ProNatura (associazione) / ZolArancio (associazione)

Partecipanti

Singoli cittadini

Caratteristiche

Struttura responsabile del processo

Area Affari generali e istituzionali

Mappa di Impatto

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Ambito di intervento

Società dell'informazione

Tematica specifica

Co-design siti/servizi web

Attività istituzionale correlata al processo di partecipazione

Altre iniziative

Tipo di partecipazione

Non regolata

Codecisione

Numero persone partecipanti (stimate o effettive)

388

Tra i soggetti partecipanti si registra la presenza femminile

Si

Riscontro della prevalenza di genere fra i partecipanti

Maschile

Conciliazione con tempi di vita e lavoro dei partecipanti nella gestione del processo

Si

Note alla presenza femminile

Organizzazione degli incontri in modo da favorire la partecipazione conciliando tempi di vita e lavoro dei cittadini

Anno di avvio

2020

Anno di chiusura

2020

Fasi del percorso

Il progetto si articola nelle seguenti fasi: 1) condivisione del percorso: due gli obiettivi principali e i relativi risultati attesi: a) realizzare una capillare attività di informazione, cui seguirà la prima Assemblea generale, per garantire un'ampia partecipazione che si affianca a quella garantita dai componenti delle Consulte Tematiche e di Frazione. Verranno utilizzati strumenti di comunicazione off-line (locandine, periodico comunale, pieghevoli informativi, ecc.) e on-line (sezione dedicata sito web, pagina Facebook, mailing list, newsletter dedicata); b) insediamento del Tavolo di Negoziazione per delineare il percorso progettuale, gli strumenti di democrazia da applicare e la relativa tempistica e per deliberare il regolamento di funzionamento. Attenzione particolare verrà dedicata alla scelta degli istituti di democrazia digitale da sperimentare che si affiancheranno agli strumenti più "tradizionali" per garantire la massima inclusione in termini di pari opportunità di genere, genesi e generazione. Il Tavolo di Negoziazione procederà anche alla nomina di un componente del Comitato di Garanzia; 2) fase di svolgimento: realizzazione di assemblee pubbliche informative, laboratori partecipativi, incontri del Tavolo di Negoziazione, raccolta di questionari on line, realizzazione di focus group con gli amministratori locali e incontri operativi interni. Apertura del processo: - realizzazione di un'Assemblea pubblica di avvio del percorso partecipativo per fornire a tutti i partecipanti un quadro generale della comunità locale, attraverso indicatori numerici con focus sugli istituti di democrazia partecipativa e digitale da sperimentare. L'incontro sarà trasmesso in streaming e reso disponibile online; sarà aperto a tutti e organizzato in sinergia con le Consulte Tematiche e di Frazione. I cittadini interessati potranno già iscriversi alle attività laboratoriali, direttamente, on line o telefonicamente; - realizzazione di tre incontri formativi sui meccanismi che regolano l'attività comunale e le modalità di uso delle risorse economiche, attraverso schede informative articolate in obiettivi, servizi/attività esistenti e relativi costi. Anche questa fase sarà aperta a tutti. I momenti formativi saranno trasmessi in streaming e resi disponibili online. Verranno realizzati mini tutorial pubblicati on line. Il materiale verrà veicolato attraverso i social del Comune. - percorso di laboratori partecipati (3/4 incontri) per pervenire, secondo le tecniche di partecipazione democratica e condivisa, all'individuazione della destinazione d'uso del budget del Bilancio Comunale 2020 dedicato al progetto. I laboratori verteranno su attività legate a: manutenzione del territorio, arredi urbani e delle aree verdi, piccoli interventi di riqualificazione urbana, ecc. Ogni laboratorio sarà preceduto da una passeggiata di quartiere. Ai laboratori parteciperanno i cittadini iscritti e le Consulte Tematiche e di Frazione. E' prevista la presenza dei Direttori/Responsabili di Servizio per valutare la fattibilità dei progetti. Sarà consentito esprimere opinioni e presentare proposte anche da parte di cittadini non presenti grazie a un questionario on line, i cui risultati saranno comunicati durante i laboratori. Le proposte progettuali saranno veicolate con strumenti di democrazia digitale (sito, social, video, newsletter dedicata e maling list, streaming della presentazione finale) e più tradizionali (periodico comunale, locandine, comunicati stampa); è previsto l'allestimento - presso il Municipio e nei principali luoghi pubblici - del materiale illustrativo dei singoli progetti; - focus group con gli amministratori locali per presentare i progetti elaborati; - previsti 2 incontri del Tavolo di Negoziazione per il monitoraggio del progetto, degli strumenti di democrazia digitale utilizzati; - Assemblea pubblica, trasmessa in streaming, di presentazione dei progetti elaborati. Avvio della fase di votazione (on line o di persona) già durante l'Assemblea e per almeno 15 giorni anche con punti di votazione dislocati sul territorio; - presentazione pubblica del/i progetto/i più votato/i, che verrà/verranno realizzati con il budget a Bilancio. Evento trasmesso in streaming e pubblicato on line. Il progetto verrà veicolato e illustrato con diversi strumenti di comunicazione on-line e off- line. Chiusura del processo: - valutazione degli strumenti di democrazia digitale da parte del Tavolo di Negoziazione: semplicità d'uso, ampliamento della partecipazione, capacità di includere nuovi punti di vista e/o a nuovi target. - definizione delle linee guida sugli strumenti di democrazia digitale da applicare ai futuri processi partecipativi, che saranno approvate dalla Giunta Comunale. Per ragioni dovute alla pandemia Covid19, la Giunta regionale con propria delibera n. 734 del 25 giugno 2020 ha prorogato di complessivi 83 giorni il termine per la chiusura di tutti i processi partecipativi finanziati con il Bando 2019 approvato con delibera n. 1247/2019 (https://partecipazione.regione.emilia-romagna.it/news/normali/news-2020/novita-per-i-progetti-finanziati-dal-bando-2019)

Impatto della situazione di emergenza sanitaria COVID19 sul processo

Processo modificato a causa della situazione di pandemia COVID19

Modifiche intervenute a causa della situazione di pandemia COVID19

La partecipazione, aperta a tutti, è libera e volontaria. I partecipanti saranno tenuti a osservare le disposizioni indicate in relazione alla situazione derivante dalla pandemia da Covid-19. Per consentire la più ampia partecipazione saranno messi a disposizione anche strumenti di democrazia digitale.

Utilizzo di piattaforme tecnologiche, metodologie e strumenti digitali

Descrizione strumenti digitali

Piazze virtuali per la condivisione, social network, voto on line, piattaforma zolapartecipa

Costo del processo

5.500,00 €

Figure Professionali

Facilitatori (Interni) / Mediatori (Interni)

Territorio Interessato

Zola Predosa

Tecniche di Partecipazione

Design Thinking / Focus Group / OST (Open Space Technology) / World Cafè

Obiettivi e Risultati

Obiettivi

Il percorso partecipato si propone i seguenti obiettivi: - elaborare le linee guida in tema di democrazia digitale da applicare ai processi partecipativi grazie all'utilizzo delle moderne tecnologie dell'informazione e della comunicazione; - ampliare le modalità attraverso le quali il cittadino partecipa alle attività dell'Amministrazione Comunale e ai processi decisionali attraverso un uso innovativo dell'ICT che possa consentire un'apertura del dialogo tra PA e cittadini - aumentare la partecipazione ai processi decisionali comunali, affiancando alla cd "piazza reale" la cd "piazza virtuale" per assicurare un sistema di inclusione ampio in grado di raccogliere sollecitazioni sia da parte di chi (per scelta o per condizione) non utilizza l'ICT e sia da parte di chi privilegia l'utilizzo delle nuove tecnologie - sperimentare, in un processo decisionale concreto, questa forma di democrazia più diretta e capace di ascoltare, realizzabile partendo dall'applicazione concreta dei diritti di cittadinanza digitale.

Risultati Attesi

I risultati che l'Amministrazione Comunale si attende dal percorso partecipato in oggetto sono: - creare un'Amministrazione Comunale più trasparente anche grazie a un sistema di informazione e comunicazione più rapido, tempestivo e flessibile in cui l'accesso ai dati possa avvenire senza vincoli spazio - temporali; - realizzare percorsi partecipativi gestiti con doppio canale off-line e on-line a garanzia di un processo di inclusione sempre più ampio rispetto alla strutturazione della popolazione comunale; - qualificare i percorsi partecipativi grazie all'applicazione delle nuove tecnologie nelle diverse fasi dell'informazione, del confronto e della consultazione; - rafforzare il controllo dal basso verso l'alto grazie a una comunità più informata e preparata; - consentire all'Amministrazione Comunale di effettuare scelte più efficaci e maggiormente aderenti ai bisogni della collettività grazie all'applicazione di strumenti di democrazia attiva.

Documenti condivisi

Documenti finali condivisi con il soggetto titolare della decisione

Documento di proposta partecipata

Upload Documento finale condiviso

Risultati conseguiti

Il processo partecipativo ha permesso di raggiungere i risultati attesi, in particolare: - maggiore trasparenza dell’Amministrazione comunale grazie ad un puntuale sistema comunicativo che mette in campo strumenti diversi per consentire alla cittadinanza di restare informata nei tempi e nei modi ad essa più funzionali; - sperimentazione di un percorso partecipativo che ha tenuto conto delle diverse propensioni della cittadinanza, utilizzando sia strumenti online che offline per consentire il coinvolgimento e la partecipazione di diverse fasce di popolazione; - sperimentazione di nuove modalità e tecnologie per la realizzazione delle diverse fasi di percorsi partecipativi sempre più inclusivi; - rafforzare le consapevolezze e le conoscenze della comunità per consentire una maggiore partecipazione e controllo dal basso; - permettere all’Amministrazione comunale, scelte più efficaci e aderenti ai bisogni collettivi grazie all’uso di strumenti di partecipazione e democrazia attive.

Indice di partecipazione

21 / 24

Livello di partecipazione

EMPOWERMENT

Elementi Correlati alla Certificazione di Qualità del Tecnico di Garanzia

Anno della certificazione

2019

Sollecitazione realtà sociali

Sono previste azioni per il coinvolgimento dei diversi stakeholders: a) fase informativa: si prevede un rafforzamento del confronto con l'Associazionismo locale anche al di fuori delle Consulte tematiche. Sarà utilizzato anche un sistema consolidato di mailing list e comunicazioni mirate per incentivare la loro partecipazione; b) coinvolgimento dei cittadini e di gruppi informali facendo leva, in particolare, sugli strumenti di democrazia digitale: streaming degli incontri, video e tutorial on line, aggiornamento costante e puntuale della sezione dedicata del sito web comunale, veicolazione delle informazioni attraverso i social, newsletter dedicate, mailing list, questionari e votazioni on line. Saranno utilizzati anche i consueti strumenti informativi (locandine, opuscoli, periodici comunali, informazioni telefoniche e/o di persona presso un Ufficio dedicato, attività di sensibilizzazione da parte delle Consulte di Frazione). Il materiale cartaceo sarà diffuso nei principali luoghi pubblici (Biblioteca, Palestre e piscina, scuole, Centri Sociali, Casa delle Associazioni, Co-Start Villa Garagani) e privati di maggior frequentazione (bar, edicole, esercizi commerciali). c) nella fase laboratoriale saranno coinvolti i cittadini iscritti alle attività ai quali si affiancheranno rappresentanti delle Consulte Tematiche e di Frazione. Sarà prevista la possibilità di partecipare anche attraverso la compilazione online di questionari e schede di suggerimento. Per garantire la massima inclusione, una particolare attenzione sarà data all'organizzazione delle assemblee e degli eventi laboratoriali che si svolgeranno in luoghi pubblici in cui è garantita la totale accessibilità da parte dei diversamente abili e in fasce orarie che tengano conto delle esigenze lavorative e personali privilegiando il tardo pomeriggio/sera, anche raccogliendo direttamente dai partecipanti le disponibilità. I laboratori verranno realizzati nella sede comunale dove è presente un angolo gioco per bambini, così da favorire la partecipazione anche dei genitori; d) nella fase decisionale la votazione si allarga nuovamente a tutto il territorio comunale, grazie alla possibilità di esprimere il proprio voto con diverse modalità: - direttamente durante l'assemblea pubblica; - in Comune durante un periodo predeterminato la cui durata possa agevolare una partecipazione significativa della popolazione; - nei Centri Sociali presenti in ogni frazione secondo un calendario opportunamente condiviso e comunicato; - on line (per la stessa durata indicata al punto procedente).

Modalità di inclusione

Per tutta la durata progettuale, sia nel corso degli incontri pubblici aperti a tutti, sia in occasione delle passeggiate di quartiere e dei momenti laboratoriali sarà prevista la figura di un facilitatore (o più) a garanzia di un supporto da parte di un soggetto che possa rivestire sempre un ruolo di terzietà. Il facilitatore potrà mettere a disposizione, nei diversi momenti partecipativi, la sua capacità di comunicazione verso i gruppi e i soggetti presenti, la sua capacità organizzativa e di catalizzatore di idee, il suo ruolo di gestore costruttivo di eventuali conflitti e la sua funzione di motivatore verso tutti i partecipanti. I laboratori saranno gestiti attraverso metodi partecipativi quali l'Open Space Technology, i World Café, i focus group e le tecniche del Design Thinking. L'utilizzo della partecipazione secondo i principi di cittadinanza digitale sarà sollecitata dal competente Ufficio Comunale e moderata attraverso l'analisi dei contributi che perverranno (per esempio attraverso i questionari on line) che saranno portati all'attenzione di coloro che partecipano ai laboratori da parte del facilitatore. La scelta su quali metodi applicare alle singole fasi progettuali verrà formulata da parte del Tavolo di Negoziazione, che rappresenta la sintesi dei diversi stakeholders coinvolti, tenuto conto altresì dei suggerimenti e delle indicazioni che verranno fornite dalla figura del facilitatore. Infine, in caso di divergenze significative, è prevista la possibilità di avvalersi del Mediatore Sociale, un professionista esterno presente in Comune sulla base di un progetto rivolto alla cittadinanza.

Tavolo di Negoziazione

Il Tavolo di Negoziazione avrà un ruolo decisivo nella condivisione e nello svolgimento del processo partecipativo. Si comporrà di soggetti in rappresentanza delle Consulte Tematiche e delle Consulte di Frazione che hanno anche sottoscritto apposito accordo. E' prevista la partecipazione volontaria di ulteriori soggetti, quali cittadini singoli o appartenenti a gruppi informali che saranno sollecitati durante il primo incontro pubblico dedicato al progetto e programmato entro il 15 gennaio 2020.

Strumenti di DDDP adottati nello svolgimento del processo - Apertura

Nella fase di apertura del processo in parola sarà offerta la più ampia possibilità partecipativa in capo ai diversi soggetti interessati utilizzando diverse modalità di sollecitazione, al fine di assicurare una rappresentatività significativa in termini di pari opportunità di genere, genesi e generazioni

Strumenti di DDDP adottati nello svolgimento del processo - Chiusura

Durante i laboratori i partecipanti saranno suddivisi in gruppi, prevedendo a conclusione di ogni incontro un momento plenario per la condivisione del lavoro svolto da ciascuno.

Modalità di comunicazione dei risultati del processo

I risultati del processo partecipativo verranno resi noti attraverso: - sito web - pagina Facebook - periodico comunale - comunicati stampa - newsletter - mailing list - comunicazioni personalizzate - incontri organizzati in collaborazione con le Consulte di Frazione.

Sintesi della valutazione regionale

Conforme ai criteri di qualità tecnica di cui all’art. 17 della L.R. n. 15/2018, e ai requisiti stabiliti nell’allegato 1 alla Deliberazione di Giunta regionale n. 1247 del 22/07/2019

Elementi Correlati all’adesione al Bando Regionale Annuale

Anno Finanziamento

2019

Importo finanziato dal Bando

1.375,00 €

Tipologia di Soggetto proponente

Comune con popolazione superiore a 5.000 abitanti

Settore Premiante

Realizzazione di progetti che abbiano come scopo la diffusione dell'ICT a beneficio di tutti i cittadini e che siano volti a garantire i diritti di cittadinanza digitale: diritto di accesso alle reti tecnologiche, diritto all'informazione e alla conoscenza, diritto ai servizi alla persona e alle imprese, diritto di accesso ai dati

Accordo

Si

Istanze

Non prevista come premialità nel bando di riferimento

Petizioni

Non prevista come premialità nel bando di riferimento

Altre manifestazioni di interesse (articoli di giornale, blog, ecc.)

Non prevista come premialità nel bando di riferimento

Comitato di garanzia locale

Il Comune di Zola Predosa intende costituire un Comitato di Garanzia che abbia il compito di monitorare: - le azioni messe in campo rispetto a quanto indicato nel progetto; - il rispetto della tempistica; - la tipologia di strumenti di democrazia digitale attivati; - i risultati che emergeranno dall'attività di monitoraggio e controllo. Il Comitato di Garanzia sarà costituito da tre componenti: 1 soggetto nominato dal Tavolo di Negoziazione (con funzioni di Presidente); 1 soggetto nominato direttamente dalla Giunta Comunale; 1 soggetto individuato tra i dipendenti comunali non coinvolti nel processo partecipativo anche quale supporto tecnico/amministrativo e di raccordo con la struttura comunale. Il Comitato di Garanzia si rapporterà con il Tavolo di Negoziazione al quale relazionerà periodicamente (si ipotizzano una relazione intermedia e una finale). Le relazioni saranno pubblicate sul sito comunale nella sezione dedicata al progetto. Nell'esercizio delle sue funzioni il Comitato di Garanzia potrà avere il supporto del personale comunale coinvolto nel processo, in particolare per consentire un accesso corretto e puntuale alle diverse informazioni e ai dati che saranno richiesti, propedeutici all'attività di competenza. Il Comitato di Garanzia potrà fruire di spazi e attrezzature tecnologiche comunali là dove necessario.

Monitoraggio del processo partecipativo

Una volta concluso il processo partecipativo, il progetto verrà inserito nell'ambito della discussione politico - istituzionale legata all'approvazione delle linee guida sugli strumenti di democrazia digitale, applicabili ai processi partecipativi e/o ad altre attività (anche permanenti) dell'Amministrazione Comunale anche in un'ottica di trasparenza partecipativa. Il coinvolgimento politico prevederà una condivisione delle linee guida con la competente Commissione Consiliare e con alcuni Servizi Comunali direttamente interessati al tema (Servizio Urbanistica; Servizi alla Persona, Lavori Pubblici, ecc.). Il monitoraggio da attivare a conclusione del processo partecipativo andrà a indagare tre ambiti: - Inclusione: sarà analizzata l'effettiva partecipazione con particolare riferimento alla eterogeneità dei partecipanti (saranno tenuti registri di rilevazione delle presenze a ogni incontro) e alla percentuale di persone che avranno preso parte al progetto utilizzando strumenti di democrazia digitale (questionario on line, voto on line) rispetto al totale dei partecipanti; - Processo: saranno analizzati i metodi partecipativi utilizzati e la loro capacità di far emergere i bisogni della comunità (saranno tenuti verbali di ogni incontro e di ogni attività laboratoriale); sarà valutata la capacità del percorso progettuale di riuscire a far emergere riflessioni e spunti da parte dei cittadini in ordine alla scelta e all'utilizzo degli strumenti di democrazia digitale (prevedendo domande dedicate rivolte a tutti coloro che sceglieranno di usa questi strumenti); - Impatto: sarà valutato il grado di soddisfazione dei partecipanti rispetto al percorso e alle modalità di coinvolgimento on line e off line attraverso apposito questionario di gradimento che dovrà far emergere l'efficacia del percorso progettuale per la sua replicabilità futura. L'Amministrazione Comunale ha l'obiettivo di realizzare annualmente un Consiglio Comunale aperto dedicato al tema della Partecipazione, quale momento di verifica dei percorsi in essere o conclusi e di progettazione di progetti partecipativi da attivare nel futuro.

Cofinanziamento

Si

Percentuale Cofinanziamento

75%

Processo in zone terremotate

Non prevista come premialità nel bando di riferimento

Attività di formazione – forme di sviluppo delle competenze del personale coinvolto

Descrizione delle attività di formazione

Il progetto prevede forme di sviluppo delle competenze per il personale coinvolto e che, nell'ambito del processo riorganizzativo della macchina comunale, si occuperà in maniera continuativa e consolidata di percorsi partecipativi.

Allegati

Scheda progetto e/o allegati

comune zola predosa progetto.pdf /

Relazioni del Soggetto Titolare

media/comune zola predosa rel.finale.pdf /

Documento di proposta partecipata e/o relativi allegati

media/comune zola predosa docpp.pdf /

Validazione del Tecnico di garanzia

media/comune zola predosa validazione docpp.pdf

Crediti

Processo segnalato da

Osservatorio partecipazione su documentazione regionale
Data ultima modifica: 12/03/2021
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