Regione Emilia-Romagna

PROGETTO “AGORÀ CASTELFRANCO EMILIA”

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Certificato

Processo

Stato di avanzamento

Progetto

Natura Processo

Processo certificato non finanziato

Gestione di Processo

Titolari della decisione

Comune di Castelfranco Emilia

Partecipanti

Singoli cittadini

Caratteristiche

Struttura responsabile del processo

Settore Servizi al Cittadino

Indirizzo

Piazza della Vittoria, 8, 41013 Castelfranco Emilia, MO, Italia

Mappa di Impatto

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Ambito di intervento

Tipo di partecipazione

Partecipazione volontaria

Codecisione

Tra i soggetti partecipanti si registra la presenza femminile

Non indicato o dato non disponibile nelle fonti consultate

Riscontro della prevalenza di genere fra i partecipanti

Non indicato o dato non disponibile nelle fonti consultate

Conciliazione con tempi di vita e lavoro dei partecipanti nella gestione del processo

Non indicato o dato non disponibile nelle fonti consultate

Fasi del percorso

Il Comune di Castelfranco Emilia vuole attivare un percorso partecipato di revisione del proprio regolamento per la partecipazione civica. Il percorso sarà strutturato in tre diverse fasi di ascolto, rielaborazione e adozione. La città si avvarrà delle consulenza di un soggetto esperto in percorsi partecipativi per coordinare la gestione delle tre fasi progettuali che prevedono: Fase I - realizzazione di workshop organizzati con diversi gruppi di stakeholder locali: 1) cittadini; 2) giovani; 3)aziende; 4) terzo settore per approfondire il vigente regolamento “partecipazione dei cittadini” e per valutare proposte di revisione e implementazione avanzate da ciascun focus group; - momenti di approfondimento del tema partecipazione e delle sue declinazioni, individuando diversi ambiti di coinvolgimento dei cittadini (es. nella cura dei beni comuni, nella co-decisione di fronte a scelte di impatto collettivo, nella scelta diretta in merito alla gestione di fondi pubblici); - ideazione, diffusione e analisi di un questionario aperto alla cittadinanza con invito al suggerimento di modifiche/integrazioni e indicazione degli strumenti/temi prioritari di partecipazione da adottare. (es. bilancio partecipato, “gruppi di consiglio” delle frazioni, mappatura delle criticità, adozione di strumenti digitali per la condivisione di proposte/problematiche ecc.) Fase II - organizzazione di un secondo ciclo di incontri con i focus group per approfondimento delle priorità individuate sulla base del primo ciclo di incontri e dagli esiti del questionario, con affiancamento di tecnici e amministratori competenti; - raccolta delle proposte in report ad hoc e redazione documentazione amministrativa necessaria per la revisione del regolamento con individuazione delle priorità e degli strumenti di partecipazione selezionati dagli stakeholder; Fase III - restituzione dei risultati delle fasi di consultazione ai livelli di governance dell’Ente; - istruttoria da parte dell’ufficio competente del documento da approvare da parte dell’organo collegiale competente; - restituzione dei risultati delle fasi di consultazione ai focus group e condivisione delle decisioni assunte dai diversi livelli di governance; -redazione della documentazione amministrativa definitiva e approvazione

Impatto emergenza Covid19 sul processo

Processo non modificato

Utilizzo di piattaforme tecnologiche, metodologie e strumenti digitali

No

Costo del processo

15.000,00 €

Figure Professionali

Esperti della specifica materia trattata (Esterni) / Facilitatori (Esterni)

Territorio Interessato

Castelfranco Emilia

Tecniche di Partecipazione

Focus Group / Interviste e questionari strutturati

Obiettivi e Risultati

Obiettivi

Come evidenziato nella descrizione del contesto, la rapida crescita demografica ha causato non solo effetti positivi, ma anche alcune dinamiche di “disgregazione” del tessuto sociale. L’attuale regolamento è datato e poco o per niente conosciuto dai cittadini e dagli stakeholder del territorio, inoltre non contempla alcuni strumenti e dispositivi di partecipazione civica di più recente adozione nella PA. L’Amministrazione ha pertanto ideato un percorso partecipativo che abbia i seguenti obiettivi: -far conoscere ai cittadini il proprio territorio (problematiche, opportunità e strumenti); -permettere a cittadini e stakeholder di proporre soluzioni innovative; -applicare un approccio intersettoriale ai problemi del territorio; -promuovere una partecipazione attiva e continuativa di cittadini e stakeholder; -promuovere una metodologia di governance “bottom-up”; -Far “rinascere” il senso di comunità; -promuovere una discussione strutturata e mirata all’ammodernamento del regolamento esistente

Risultati Attesi

Attraverso il piano di lavoro suddiviso nelle tre fasi progettuali, il progetto prevede di ottenere i seguenti risultati: -cittadini e stakeholder informati e coinvolti; -nuovi strumenti di partecipazione civica per soluzioni proposte dal basso; -aumentata interconnessione tra settori dell’Amministrazione; -creare gruppi di lavoro e reti di collaborazione permanenti sul territorio; -nuovo regolamento della partecipazione cittadina.

Documenti di proposta partecipata approvati al termine del processo

No

Indice di partecipazione

20 / 30

Livello di partecipazione

PROGETTAZIONE PARTECIPATA

Documenti di proposta partecipata previsti

Requisiti per la Certificazione di Qualità

Anno della certificazione

2021

Sollecitazione realtà sociali

In fase preliminare non sono stati coinvolti soggetti sul territorio in modo specifico per il progetto, tuttavia le attività dei volontari e delle associazioni dei cittadini e delle cittadine vengono promosse quotidianamente e sostenute dal Comune di Castelfranco Emilia attraverso il Servizio associazionismo e volontariato. Obiettivo dell’Amministrazione è promuovere prassi di co-programmazione e co-progettazione nei diversi ambiti della vita della comunità: la cultura, il sociale, lo sport e le attività ricreative, l’ambiente, la promozione del territorio, l’intercultura e l’impegno. Organo di rappresentanza e di coordinamento del volontariato e dell’associazionismo è la Consulta del volontariato che favorisce la collaborazione e il coordinamento delle attività di promozione sociale e di volontariato. La consulta del volontariato è un organo di rappresentanza, che riunisce i rappresentanti delle Libere Forme Associative iscritte nel Registro Comunale, delle organizzazioni di volontariato e di promozione sociale iscritte negli albi/registri regionali che abbiano una sede nel territorio comunale (o unità operative locali o che svolgano la propria attività con continuità) e dei singoli volontari iscritti nell’apposito Registro comunale. Compito della Consulta del volontariato è quello di favorire il coordinamento e il raccordo tra le forme associative operanti sul territorio e l’Amministrazione Comunale. L’Amministrazione coinvolgerà i seguenti stakeholder sul territorio: Lapam, Confcommercio, Confesercenti, Collegio Geometri e Geometri Laureati della Provincia di Modena, Ordine degli architetti, pianificatori, paesaggisti e conservatori di Modena. L’amministrazione inoltre coinvolgerà anche le associazioni iscritte al registro comunale delle forme associative attualmente in fase di aggiornamento che riunisce tutte le associazioni con sede o operanti sul territorio comunale

Modalità di inclusione

I potenziali soggetti interessati al percorso sul territorio saranno informati attraverso una campagna di comunicazione generale effettuata su tutti i canali dell’ Amministrazione (social, sito internet, news, giornali, pubblicazioni, ecc.), nonché attraverso azioni mirate per i singoli target di progetto. Particolarmente importante sarà il supporto del Servizio associazionismo e volontariato e della consulta del volontariato che contatteranno direttamente tutte le associazioni e gli stakeholder del territorio attraverso canali personalizzati (SMS, chat, mail, newsletter ecc.). Allo stesso modo tutti i settori dell’Amministrazione diffonderanno il progetto attraverso i loro canali e ai gruppi di stakeholder interessati (scuole, gruppi di genitori, ordini professionali ecc.). Nelle prime fasi di progetto verrà inoltre lanciato un questionario di approfondimento per cittadini e stakeholder, chiedendo già ai singoli se fossero interessati a partecipare ad ulteriori momenti di approfondimento e successivi focus group sull’argomento. Tutte le riunioni, momenti di approfondimento e focus group saranno pubblici e verranno promossi attraverso i canali sopracitati per premettere ai target di progetto di rimanere sempre informati sugli interventi specifici di progetto. Verrà selezionato un soggetto che supporterà l’Amministrazione nel percorso partecipato, che si occuperà anche di coinvolgere attivamente i cittadini e le realtà del territorio attraverso azioni e strumenti dedicati

Tavolo di Negoziazione

Il TdN sarò composto dalle realtà che verranno contattate grazie al lavoro del Servizio associazionismo e volontariato e al supporto della Consulta del volontariato e dei settori competenti dell’amministrazione. Il Comune coinvolgerà nei lavori del TdN tutti gli stakeholder del territorio come descritto in precedenza. Saranno contattate tutte le realtà iscritte al Registro libere forme associative del comune, nonché le principali ditte presenti sul territorio dell’Amministrazione. Alle riunioni del tavolo parteciperà anche il soggetto esterno che supporterà il Comune nella realizzazione del percorso partecipato. Le sedute saranno organizzate sicuramente tramite applicativi che permettano di partecipare a distanza, in modo da considerare anche le possibili limitazioni imposte dalla pandemia, nonché garantire la più ampia platea possibile di pubblico. Qualora fosse possibile effettuare riunioni in presenza, verrà comunque mantenuta la possibilità di collegarsi da remoto, per facilitare una più ampia partecipazione. I soggetti del tavolo saranno suddivisi in focus group a seconda degli ambiti di interesse, in particolare durante la seconda e terza fase di progetto, e avranno il compito di individuare ambiti di prioritario interesse che l’Amministrazione dovrà tenere in considerazione nel nuovo regolamento, nonché formulare soluzioni e proposte sugli argomenti presi in esame di volta in volta. Il TdN verrà infine informato sui risultati ottenuti dal processo e dovrà approvare la bozza del nuovo regolamento che verrà presentato all’Amministrazione al fine di avviare le procedure amministrative e l’adozione

Strumenti di DDDP adottati nello svolgimento del processo - Apertura

L’amministrazione sarà coadiuvata nel percorso partecipativo da un soggetto esterno esperto nell’ambito dell’intervento specifico, che si occuperà di assistere i settori del Comune nelle fasi propedeutiche al percorso partecipato, nonché nell’organizzazione e mediazione delle sedute del TdN e dei focus group. Nella prima fase di progetto non sarà necessaria una vera e propria mediazione, poiché la prima fase prevede la redazione di un questionario conoscitivo/informativo da somministrare ai cittadini e ai principali stakeholder da coinvolgere sul territorio. Verranno coinvolti tutti i settori dell’amministrazione per diffondere il questionario, in particolare il Servizio associazionismo e volontariato e al supporto della Consulta si occuperanno di veicolarlo alle realtà del territorio, mentre il soggetto individuato si occuperà della raccolta e rielaborazione dei dati raccolti (attraverso strumenti digitali es. surveymonkey, google forms ecc.)

Strumenti di DDDP adottati nello svolgimento del processo - Chiusura

Nella seconda e terza fase i settori coinvolti dell’amministrazione ed in particolare il soggetto esterno individuato, avranno il compito di mediare tutte le attività di progetto, gestendo direttamente le sedute del TdN, le attività informative e il lavoro dei focus group

Modalità di comunicazione dei risultati del processo

Tutta la documentazione inerente le attività di progetto sarà resa accessibile liberamente sul sito istituzionale dell’Amministrazione, che dedicherà una pagina ad-hoc al progetto e alle sue attività. Comunicare un progetto complesso richiede il ricorso ad un cruscotto di strumenti estremamente diversificati. Si prevedono infatti attività di comunicazione multicanale, ufficio stampa e documentazione del progetto, coordinate attraverso una strategia volta a integrare la programmazione dell’Amministrazione con gli interventi specifici di progetto. Obiettivo dell’attività di comunicazione è di dare la massima visibilità al progetto e ai suoi risultati durante tutto il periodo di attività. Le azioni di promozione e comunicazione prevedono: -Grafica: Ideazione ed elaborazione di apposito layout grafico; -Stampa di materiali di comunicazione (flyer, locandine, manifesti per affissioni sul territorio, -roll up, gadgets), diffusione e distribuzione; -Realizzazione di spot video di comunicazione delle azioni formative per la diffusione sul -web; -Creazione di appositi strumenti di comunicazione digitale (link sui siti web di tutte le organizzazioni coinvolte, social networks, newsletter); -Promozione degli eventi attraverso i canali istituzionali; -Documentazione: fotografie e riprese digitali video; -Comunicati stampa su Testate locali. Avvalendosi di un team dedicato, la strategia di promozione del progetto prevede l'individuazione di messaggi dedicati ai singoli target di riferimento e la loro veicolazione attraverso strumenti adeguati. Gli strumenti di comunicazione spazieranno dunque dal mondo digitale al materiale cartaceo, quest’ultimo da diffondere presso i centri culturali, sedi bibliotecarie, le scuole e i luoghi di pubblica frequentazione; a supporto di tali materiali saranno gestiti tutti i presidi sul web, avvalendosi del potenziale di diffusione del messaggio dei social network, in particolare di Instagram e Facebook. All’avvio del progetto verrà organizzata una conferenza di presentazione per la stampa locale e di settore. A seguire, l’Amministrazione organizzerà presentazioni pubbliche in occasione del lancio delle varie attività, annunciandole anche all’interno di eventi che per coerenza di tematiche potrebbero essere luoghi di disseminazione ottimale

Sintesi della valutazione regionale

Conforme ai criteri di qualità tecnica di cui all’art. 17 della L.R. n. 15/2018, e ai requisiti stabiliti nell’allegato 1 alla Deliberazione di Giunta regionale n. 1769 del 02/11/2021

Requisiti previsti dal Bando Regionale

Premialità accordo formale preventivo

No

Premialità modalità del monitoraggio

Al fine di garantire la riuscita di tutte le fasi di progetto sarà creata una cabina di regia composta da: - 1 responsabile di progetto, dirigente del settore di riferimento dell’Amministrazione; - 1 figura di supporto e segreteria tecnica individuata all’interno del settore di riferimento dell’Amministrazione; - 1 responsabile amministrativo del settore di riferimento dell’Amministrazione; - 1 responsabile della comunicazione individuato all’interno del settore di riferimento dell’Amministrazione; - 1 referente per ogni settore dell’Amministrazione coinvolto; - 1 referente il soggetto esterno individuato per supportare il Comune nel processo. La cabina di regia stabilirà metodi e strumenti di gestione del progetto (gruppi chat; mailing list; call e riunioni periodiche; documenti condivisi di lavoro; metodi di reportistica ecc.). Il monitoraggio delle azioni progettuali si baserà su indicatori qualitativi e quantitativi, rilevati con modalità e strumenti flessibili, al fine di garantire la facilità del reperimento e rielaborazione dei dati raccolti. La cabina di regia organizzerà incontri e momenti dedicati al monitoraggio in corso d’opera, da cui saranno redatti report intermedi. Al fine di monitorare l’intervento che prevede il percorso di partecipazione, nonché i momenti informativi saranno effettuate rilevazioni dirette sui destinatari delle azioni (interviste e questionari) nonché una serie di strumenti di autovalutazione che verranno concordati dalla cabina di regia con il soggetto che si occuperà di supportare l’Amministrazione. Alcuni degli indicatori presi in considerazione durante le rilevazioni potranno essere: - n. di partecipanti per incontro - n. di partecipanti complessivo - n. di risposte ai questionari - n. di stakeholder coinvolti durante il percorso - n. di proposte raccolte dai gruppi di lavoro - % di gradimento degli incontri organizzati - % di efficacia percepita degli incontri organizzati - % di consapevolezza sulle tematiche prima degli incontri organizzati - % di consapevolezza sulle tematiche dopo gli incontri organizzati - % volontà di partecipazione ad eventuali percorsi partecipativi in futuro - % percezione utilità di avere strumenti e dispositivi di partecipazione permanenti sul territorio Anche per questi interventi la cabina di regia strutturerà momenti di monitoraggio intermedi, mentre tutti i dati raccolti confluiranno in un report finale pensato anche per la disseminazione dei risultati progettuali con l’ausilio del soggetto esterno individuato per affiancare l’Amministrazione.

Premialità formazione del personale

No

Premialità istanze

Non prevista come premialità nel bando di riferimento

Premialità petizioni

Non prevista come premialità nel bando di riferimento

Premialità altre manifestazioni di interesse

Non prevista come premialità nel bando di riferimento

Premialità zone terremotate

Non prevista come premialità nel bando di riferimento

Bonus Parità di Genere

Non previsto come premialità nel bando di riferimento

Bonus Accessibilità

Non previsto come premialità nel bando di riferimento

Premialità a soggetti specifici

Soggetti che non hanno ricevuto contributi dal bando partecipazione nell’ultimo triennio

Bonus Giovani

Non previsto come premialità nel bando di riferimento

Progetto in materia di transizione ecologica

Non previsto come premialità nel bando di riferimento

Bonus staff di progetto

Bonus integrazione settori

Bonus Beni Confiscati

No

Tipologia di Soggetto proponente

Comune con popolazione superiore a 5.000 abitanti

Cofinanziamento

No

Crediti

Processo segnalato da

Osservatorio partecipazione su documentazione regionale
Data ultima modifica: 27/07/2023